Prestations & services
monsecretaire.be accompagne les indépendants, TPE, artisans, commerçants et petites sociétés dans la gestion de leur administratif au quotidien.
Gestion administrative & secrétariat
Nous prenons en charge pour vous toute une série de tâches administratives que vous n’avez plus le temps de gérer.
Facturation & suivi des paiements
Une facturation en retard donne vite une impression de désorganisation… et retarde vos rentrées d’argent.
Nous vous aidons à garder une facturation fluide et un suivi clair.
Organisation, planning & coordination
Nous vous aidons à structurer votre emploi du temps et vos tâches pour que tout avance plus facilement.
Support client & communication écrite
Une bonne communication rassure vos clients et renforce votre image professionnelle.
Mise en place d’outils & structuration de votre administratif
Au-delà des tâches au jour le jour, nous vous aidons à mettre en place une vraie base de travail.
Prestations ponctuelles : remise en ordre complète
Vous avez laissé traîner votre administratif depuis des mois ?
Vous êtes “noyé” dans les papiers et mails ?
Vous êtes “noyé” dans les papiers et mails ?
Gestion administrative & secrétariat
Nous prenons en charge pour vous toute une série de tâches administratives que vous n’avez plus le temps de faire.
Tâches possibles :
- Tri, classement et organisation de vos documents (papier & numérique)
- Création d’une arborescence claire pour vos dossiers (clients, fournisseurs, projets, années, etc.)
- Numérisation et rangement de vos documents pour que tout soit accessible rapidement
- Rédaction et mise en page de :
- lettres administratives
- e-mails professionnels
- attestations simples, confirmations, courriers types
- Mise à jour de fichiers et tableaux : liste clients, fournisseurs, contrats, abonnements, etc.
- Préparation de dossiers pour :
- banques
- assurances
- organismes publics
- bailleurs, notaires, etc.
- Vous nous envoyez vos documents en vrac : nous les trions, les renommons et les rangeons dans des dossiers logiques.
- Vous devez envoyer un courrier “propre” à un organisme : nous rédigeons le texte, vous n’avez plus qu’à signer.
Facturation, devis & suivi des paiements
(En collaboration avec votre comptable – nous ne le remplaçons pas)
Une bonne facturation, c’est du cash qui rentre plus vite et une image professionnelle.
Nous pouvons notamment :
Vous savez en un coup d’œil qui vous doit quoi et où en est votre trésorerie.
- Préparer et encoder vos factures clients à partir des informations que vous nous transmettez (interventions, chantiers, prestations…)
- Mettre en page vos devis simples (présentation, conditions, logo, mentions utiles)
- Créer des modèles de devis et de facture pour que tout soit harmonisé
- Tenir un tableau de suivi : factures envoyée / factures payées / factures en retard
- Préparer des rappels / relances : e-mails de rappel courtois / 2e relance plus ferme si nécessaire
- Préparer les documents à transmettre à votre comptable :
- factures de vente
- factures d’achat et justificatifs
- relevés bancaires, éventuellement déjà classés par mois
Vous savez en un coup d’œil qui vous doit quoi et où en est votre trésorerie.
Organisation, planning & gestion du temps
Nous vous aidons à structurer vos journées pour que tout avance, même quand vous courez partout.
Concrètement :
Vous êtes souvent sur les routes, en chantier ou en rendez-vous, et votre administratif passe toujours en dernier.
- Gestion de votre agenda :
- prise de rendez-vous
- confirmation des rendez-vous
- réorganisation en cas d’annulation ou de changement
- Organisation de vos journées “terrain” :
- regroupement logique des rendez-vous (par zone, par type d’intervention)
- vision claire des priorités
- Rappels d’échéances :
- paiements importants
- documents à envoyer
- dates limites administratives
- Liste de tâches (to-do list) structurée :
- urgent vs à planifier
- ce qui peut être délégué vs ce qui doit être fait par vous
Vous êtes souvent sur les routes, en chantier ou en rendez-vous, et votre administratif passe toujours en dernier.
Support client & communication écrite
Nous vous aidons à garder une communication claire, professionnelle et réactive avec vos clients, même quand vous êtes sur le terrain.
Vous recevez beaucoup de messages et vous n’avez pas le temps de répondre correctement, ce qui peut faire perdre des clients ou créer des malentendus. Si tu veux, je te fais une version encore plus courte (pour tenir en bloc sur la page Services) + une version “premium” avec 2–3 exemples de messages types.
Concrètement :
- Gestion des messages entrants (e-mails, demandes via formulaire, messages clients)
tri, classement, priorisation, suivi - Réponses écrites professionnelles
rédaction de réponses claires et courtoises, adaptées à votre activité - Relances & suivis
relance de devis, confirmation d’informations, suivi après intervention, demande de documents manquants - Modèles prêts à l’emploi
création de messages types (devis, planning, retards, indisponibilités, remerciements, confirmation) - Communication “terrain”
messages courts et efficaces pour prévenir d’un retard, confirmer une heure d’arrivée, reprogrammer un passage - Suivi des échanges
historique simple : qui a demandé quoi, quand, et quelle réponse a été envoyée
Vous recevez beaucoup de messages et vous n’avez pas le temps de répondre correctement, ce qui peut faire perdre des clients ou créer des malentendus. Si tu veux, je te fais une version encore plus courte (pour tenir en bloc sur la page Services) + une version “premium” avec 2–3 exemples de messages types.
Mise en place d’outils & structuration de votre administratif
Au-delà des tâches au jour le jour, nous vous aidons à mettre en place une vraie base de travail.
Mises en place possibles :
Vous donner un système simple, adapté à votre réalité, que nous pouvons faire évoluer avec le temps.
- Création de modèles :
- modèles de devis
- modèles de factures
- modèles d’e-mails (confirmation, relance, suivi)
- modèles de courriers administratifs
- Création de tableaux de suivi simples (Excel ou autre) pour :
- clients / chantiers
- factures / paiements
- tâches en cours
- Organisation d’un espace de stockage (ordinateur, cloud) :
- structure de dossiers claire
- règles simples de nommage de fichiers
- Mise en place de “petites procédures” :
- comment préparer une facture
- quoi faire quand un client ne paie pas
- checklist mensuelle avant d’envoyer les documents au comptable
Vous donner un système simple, adapté à votre réalité, que nous pouvons faire évoluer avec le temps.
Prestations ponctuelles : remise en ordre complète
Vous avez laissé traîner votre administratif depuis des mois ?
Vous êtes “noyé” dans les papiers et les e-mails ?Nous pouvons intervenir sur une mission ponctuelle de remise en ordre, par exemple :
Vous êtes “noyé” dans les papiers et les e-mails ?Nous pouvons intervenir sur une mission ponctuelle de remise en ordre, par exemple :
- Vider et organiser votre boîte mail
- Classer plusieurs mois de documents et factures
- Mettre à jour vos tableaux (clients / factures / paiements)
- Mettre en place une nouvelle organisation pour repartir sur de bonnes bases