Prestations & services
monsecretaire.be accompagne les indépendants, TPE, artisans, commerçants et petites sociétés dans la gestion de leur administratif au quotidien.
Gestion administrative & secrétariat
Je prends en charge pour vous toute une série de tâches administratives que vous n’avez plus le temps de faire
Facturation & suivi des paiements
Une facturation en retard donne vite une impression de désorganisation… et retarde vos rentrées d’argent.
Je peux vous aider à garder une facturation fluide et un suivi clair.
Je peux vous aider à garder une facturation fluide et un suivi clair.
Organisation, planning & coordination
Je vous aide à structurer votre emploi du temps et vos tâches pour que tout avance plus facilement.
Support client & communication écrite
Une bonne communication rassure vos clients et renforce votre image professionnelle.
Mise en place d’outils & structuration de votre administratif
Au-delà des tâches au jour le jour, je peux vous aider à mettre en place une vraie base de travail.
Prestations ponctuelles : remise en ordre complète
Vous avez laissé traîner votre administratif depuis des mois ?
Vous êtes “noyé” dans les papiers et mails ?
Vous êtes “noyé” dans les papiers et mails ?
Services
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Gestion administrative & secrétariat
Je prends en charge pour vous toute une série de tâches administratives que vous n’avez plus le temps de faire
Tâches possibles :
- Tri, classement et organisation de vos documents (papier & numérique)
- Création d’une arborescence claire pour vos dossiers (clients, fournisseurs, projets, années, etc.)
- Numérisation et rangement de vos documents pour que tout soit accessible rapidement
- Rédaction et mise en page de :
- lettres administratives
- mails professionnels
- attestations simples, confirmations, courriers types
- Mise à jour de fichiers et tableaux : liste clients, fournisseurs, contrats, abonnements, etc.
- Préparation de dossiers pour :
- banques
- assurances
- organismes publics
- bailleurs, notaires, etc.
- Vous m’envoyez vos documents en vrac : je les trie, les renomme et les range dans des dossiers logiques.
- Vous devez envoyer un courrier “propre” à un organisme : je rédige le texte, vous n’avez plus qu’à signer.
Facturation, devis & suivi des paiements
(En collaboration avec votre comptable – je ne le remplace pas)
Une bonne facturation, c’est du cash qui rentre plus vite et une image professionnelle.
Je peux notamment :
Vous savez en un coup d’œil qui vous doit quoi et où en est votre trésorerie.
- Préparer et encoder vos factures clients à partir des infos que vous me donnez (interventions, chantiers, prestations…)
- Mettre en page vos devis simples (présentation, conditions, logo, mentions utiles)
- Créer des modèles de devis et de facture pour que tout soit harmonisé
- Tenir un tableau de suivi :
- factures envoyées
- factures payées
- factures en retard
- Préparer des rappels / relances :
- mails de rappel courtois
- 2e relance plus ferme si nécessaire
- Préparer les documents à transmettre à votre comptable :
- factures de vente
- factures d’achat et justificatifs
- relevés bancaires, éventuellement déjà classés par mois
Vous savez en un coup d’œil qui vous doit quoi et où en est votre trésorerie.
Organisation, planning & gestion du temps
Je vous aide à structurer vos journées pour que tout avance, même quand vous courez partout.
Concrètement :
Vous êtes souvent sur les routes, en chantier, en rendez-vous, et que votre administratif passe toujours en dernier.
- Gestion de votre agenda :
- prise de rendez-vous
- confirmation des rendez-vous
- réorganisation si annulation ou changement
- Organisation de vos journées “terrain” :
- regroupement logique des rendez-vous (par zone, par type d’intervention)
- vision claire des priorités
- Rappels d’échéances :
- paiements importants
- documents à envoyer
- dates limites administratives
- Liste de tâches (to-do list) structurée :
- urgente vs à planifier
- ce qui peut être délégué vs ce qui doit être fait par vous
Vous êtes souvent sur les routes, en chantier, en rendez-vous, et que votre administratif passe toujours en dernier.
Support client & communication écrite
Je vous aide à garder un lien pro et réactif avec vos clients, sans que vous soyez collé à vos mails.
Ce que je peux faire :
- Tri et priorisation de votre boîte mail :
- urgent, important, à planifier, à archiver
- Préparation de réponses types pour :
- demandes d’information
- demandes de devis
- confirmation de rendez-vous
- envoi de documents
- Prise en charge des demandes simples :
- horaires
- zone d’intervention
- rappel d’un devis déjà envoyé
- Organisation des messages reçus via :
- formulaire de contact
- Google Business / site web
- messagerie professionnelle
Mise en place d’outils & structuration de votre administratif
Au-delà des tâches au jour le jour, je peux vous aider à mettre en place une vraie base de travail. Mises en place possibles :
- Création de modèles :
- modèles de devis
- modèles de factures
- modèles de mails (confirmation, relance, suivi)
- modèles de courriers administratifs
- Création de tableaux de suivi simples (dans Excel ou autre) pour :
- clients / chantiers
- factures / paiements
- tâches en cours
- Organisation d’un espace de stockage (ordinateur, cloud) :
- structure de dossiers claire
- règles simples de nommage de fichiers
- Mise en place de “petites procédures” :
- comment préparer une facture
- quoi faire quand un client ne paie pas
- checklist mensuelle avant d’envoyer les documents au comptable
But :
Vous donner un système simple, adapté à votre réalité, qu’on peut faire évoluer avec le temps.
Vous donner un système simple, adapté à votre réalité, qu’on peut faire évoluer avec le temps.
Prestations ponctuelles : remise en ordre complète
Vous avez laissé traîner votre administratif depuis des mois ?
Vous êtes “noyé” dans les papiers et mails ?
Je peux intervenir sur une mission ponctuelle de remise en ordre, par exemple :
- Vider et organiser votre boîte mail
- Classer plusieurs mois de documents et factures
- Mettre à jour vos tableaux clients / factures / paiements
- Mettre en place une nouvelle organisation pour repartir sur de bonnes bases
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