Politique de confidentialité – monsecretaire.be

Dernière mise à jour : 01-12-2025

Si vous avez des questions supplémentaires ou si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur notre politique de confidentialité ou sur la manière dont nous traitons les données des utilisateurs et les informations personnelles, ou si vous souhaitez retirer votre consentement à la collecte, l'utilisation ou la divulgation continues de vos informations personnelles, n'hésitez pas à nous contacter.

Pour retirer votre consentement aux cookies, cliquez ici.

Dans quels cas vos données sont-elles collectées ?

Vos données personnelles peuvent être collectées lorsque :

• Vous consultez le site monsecretaire.be
• Vous m’envoyez un message via un formulaire de contact
• Vous me contactez directement par email, téléphone ou messagerie
• Vous devenez client ou prospect dans le cadre de mes prestations
• Vous recevez une offre ou un devis
• Vous recevez des informations ou communications liées à mes services (par exemple suivi de dossier, organisation, administratif)

Je ne collecte que les données strictement nécessaires à la finalité poursuivie.

Quelles données sont collectées ?

En fonction de votre situation (simple visiteur, prospect, client), les catégories de données suivantes peuvent être traitées :

3.1. Données d’identification et de contact

• Nom, prénom
• Nom de l’entreprise / statut (indépendant, société…)
• Adresse postale (professionnelle ou privée si pertinente)
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone
• Numéro d’entreprise / TVA (si applicable)

3.2. Données liées à la relation professionnelle

• Informations sur votre activité (type de métier, secteur, taille de l’entreprise)
• Informations nécessaires à l’exécution de la mission (facturation, organisation, suivi administratif)
• Historique des échanges (emails, notes, compte-rendus)

3.3. Données de facturation

• Coordonnées de facturation
• Détails des prestations effectuées
• Montants facturés, paiements, éventuels retards

3.4. Données techniques de navigation (via le site)

• Adresse IP (de manière abrégée ou anonymisée si possible)
• Pages consultées, durée de visite, clics, type d’appareil, navigateur…
• Cookies techniques et, éventuellement, statistiques (voir section Cookies)

Je ne collecte aucune donnée sensible (santé, convictions politiques, religieuses, etc.) via ce site.

Pour quelles finalités et sur quelles bases légales ?

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

4.1. Gestion des demandes de contact

• Répondre à vos questions et messages
• Vous recontacter suite à une demande d’information ou de devis

📌 Base légale :

• Exécution de mesures précontractuelles (article 6.1.b RGPD)
• Intérêt légitime à répondre aux demandes reçues (article 6.1.f RGPD)

4.2. Gestion de la relation clients & exécution des prestations

• Organisation de la collaboration
• Suivi des dossiers, tâches administratives, planning
• Communication durant la mission (emails, appels, documents échangés)

📌 Base légale :

• Exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (article 6.1.b RGPD)

4.3. Facturation, comptabilité & obligations légales

• Émission et suivi des factures
• Gestion des paiements, éventuels retards
• Respect des obligations légales/comptables (conservation des pièces)

📌 Base légale :

• Respect d’une obligation légale (article 6.1.c RGPD)
• Intérêt légitime pour assurer le bon suivi de mon activité (article 6.1.f)

4.4. Amélioration du site et sécurité

• Assurer la sécurité du site et prévenir les abus
• Mesurer la fréquentation du site et améliorer son contenu

📌 Base légale :

• Intérêt légitime (article 6.1.f RGPD)

4.5. Communication d’information sur les services (non-spam)

• Vous informer, de manière ponctuelle et raisonnable, d’évolutions utiles liées aux services que vous utilisez déjà (par exemple : modification d’organisation, éléments importants liés à votre dossier)

📌 Base légale :

• Intérêt légitime (article 6.1.f RGPD)
• Votre consentement lorsque la loi l’exige 

À qui vos données peuvent-elles être transmises ?

Vos données ne sont jamais vendues. Elles peuvent être transmises, uniquement si nécessaire, aux destinataires suivants :

• Prestataires techniques (hébergeur du site, éventuel prestataire informatique)
• Comptable / fiduciaire, pour la gestion comptable et fiscale
• Éventuels sous-traitants impliqués dans la réalisation de certaines tâches administratives, sous engagement de confidentialité et avec contrat de sous-traitance si nécessaire
• Autorités ou organismes publics, uniquement si la loi l’exige (obligation légale, contrôle, etc.)

Tous les prestataires externes sont choisis avec soin et soumis à des engagements de confidentialité et de sécurité des données.

Où vos données sont-elles traitées ?

Les données sont en principe traitées en Belgique ou dans l’Espace économique européen (EEE). Certaines données techniques (hébergement, sauvegardes, emails…) peuvent être traitées ou stockées en Suisse via mon hébergeur (Infomaniak), pays bénéficiant d’un niveau de protection reconnu comme adéquat par l’Union européenne. Je veille à ce que tout prestataire qui traiterait des données en dehors de l’EEE offre des garanties suffisantes de conformité au RGPD.

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Les données sont conservées pour la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis supprimées ou anonymisées. À titre indicatif :

• Demandes de contact / emails sans suite commerciale :
  jusqu’à 3 ans après le dernier échange, sauf opposition de votre part.
• Données clients (contrat, échanges, organisation de la mission) :
  pendant toute la durée de la collaboration, puis archivées pendant 5 à 10 ans selon les obligations légales (comptabilité, preuve en cas de litige…).
• Données de facturation et comptables :
  généralement 10 ans (obligations légales belges).
• Données techniques de navigation / logs :
  quelques mois à 1 an maximum (sauf nécessité de conservation plus longue en cas de problème technique ou sécurité).

Les durées peuvent être adaptées en fonction des exigences légales ou de la nature des traitements.

Vos droits sur vos données

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : savoir si je détiens des données vous concernant et en obtenir une copie.
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit d’effacement : dans certains cas, demander la suppression de vos données.
• Droit à la limitation du traitement : suspendre temporairement l’utilisation de vos données dans certains cas.
• Droit d’opposition : vous opposer à certains traitements fondés sur mon intérêt légitime.
• Droit à la portabilité : recevoir les données que vous m’avez fournies dans un format structuré, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat et réalisé à l’aide de procédés automatisés.
• Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement est basé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans effet rétroactif.

Pour exercer vos droits, il vous suffit de m’écrire à : https://monsecretaire.be/Contact
ou par courrier postal à l’adresse mentionnée au début de cette politique. Je pourrai être amené à vous demander une preuve d’identité en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente, notamment : Autorité de protection des données (APD) – Belgique.

Cookies et traceurs

Le site monsecretaire.be peut utiliser des cookies et autres traceurs afin de :

• Assurer le bon fonctionnement du site (cookies techniques)
• Mesurer la fréquentation (cookies statistiques, par exemple via un outil d’analyse d’audience)

Vous pouvez gérer ou désactiver les cookies via les paramètres de votre navigateur.
Certaines fonctionnalités du site peuvent toutefois être affectées en cas de désactivation complète. Une information plus détaillée sur les cookies utilisés peut être fournie dans une Politique de cookies spécifique ou dans une section dédiée de cette page.

Sécurité des données

Je mets en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données personnelles contre :

• la perte,
• l’accès non autorisé,
• la divulgation,
• la modification ou la destruction.

Cependant, aucun système n’est totalement parfait : l’utilisateur est conscient des risques inhérents à l’utilisation d’Internet et reste responsable de la sécurité de ses propres équipements (ordinateur, smartphone, connexion…).

Modifications de la présente politique

La présente Politique de confidentialité peut être amenée à évoluer, notamment en cas de :

• changement dans les services proposés,
• évolution légale ou réglementaire,
• modification des outils utilisés.

La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec la date de dernière mise à jour. Je vous invite à la consulter régulièrement.

Consentement

En utilisant notre site web, vous consentez par la présente à notre politique de confidentialité et acceptez ses conditions.

Contact

Pour toute information complémentaire ou si vous souhaitez exercer votre droit sur vos données personnelles, vous pouvez nous contacter directement https://monsecretaire.be/Contact